SEとして15年近く仕事をしています。
その中で色々な資料を作ってきました。
そこで、会社の資料を作るうえで最近意識していることをまとめてみました。
作る資料について考える
まずは今から作る資料について考えてみましょう。
・この資料はどのような目的で作るのか？
・どのように運用する資料なのか？
・誰が使うのか？
・どのように作るのか？
・どの頻度で使うのか？
等々を考えると、大枠で下記の6つに分けられます。
資料の種類分け
①成果物としての資料
②複数人で成長させる資料
③ルーチンワークで使う資料
④ある一定のタイミングで使う資料
⑤伝えるための資料
⑥メモとしての資料
では実際この6つがどのようなものなのか？
詳細は下記のようになります。
①成果物としての資料
・顧客に提出する成果物（設計書、ER図等々）
➡顧客がどこまで何を求めているか確認するのが大事
・モックアップ → 途中経過 → 完成の順番で確認してもらう
➡とりあえず一番初めに１個作って確認（側だけ作る）
次に全体の70％くらいまで作って確認
完成形を作って確認
・途中途中で確認してもらうことによりお互いの安心感ができる
➡顧客：進捗が分かる 製造者：顧客との乖離が減り手戻りが減る
②複数人で成長させる資料
・ナレッジなど
➡資料を成長させるように促す仕掛けが必要
（成長させるルールを作って展開する）
・資料を探せる（検索できる）仕掛けが大事
➡タイトルとかindexとかキーワードとか
・フォーマットがちょっと違うだけで指摘はしない
➡広い心が大事だけど、定期的に改善をしたりフォーマットを合わせるのも大事
・成長段階の資料であり間違いがあるということの周知が必要
➡今の状況と違ったら直してねと伝えておく
③ルーチンワークで使う資料
・手順書、チェックシートなど
➡資料さえ読めば誰でも作業ができることが大事
・フォーマット、粒度はなるべく統一する
➡フォーマットや粒度が違うと読み手が混乱する
・読みやすく、分かりやすいが大事
・分かればいいという資料でもいい
（文字少な目、画面キャプチャ張り付けただけとか）
④ある一定のタイミングで使う資料
・環境構築書など
➡ルーチンワークで使う資料と近いが使用頻度が低い
・使用頻度が低いので存在を忘れないことが大事
➡資料を管理している担当以外も存在を認識しておくこと
上記以外は、《③ルーチンワークで使う資料》と一緒
⑤伝えるための資料
・プレゼン資料、日報、週報とか
➡伝えたいことを明確することが大事
・簡潔に分かりやすく書く
➡読み手を披露させないこと
⑥メモとしての資料
・各作業者が作ったメモ
➡メモなのでフォーマットとか気にする必要が無い
・メモでも価値がある
➡場合によっては①～⑤に昇格できる
最後に
もちろん、上記の6つが明確に分けられるわけではありません。
①成果物としての資料 + ③ルーチンワークで使う資料だったり
＞マニュアル的な物
②複数人で成長させる資料 + ⑥メモとしての資料
＞ ホワイトボード的な物
だた、作業者個人としてはもちろん、チームとしてこの資料のポジションはどこなのか？明確にしておくと混乱が少なくなりますのでお勧めです。
